Tietosuoja taloyhtiössämme ja jyrkkala.fi -verkkosivustolla

Tietosuojaseloste päivitetty 24.5.2018

Rekisterinpitäjä:
Kiinteistö Oy Jyrkkälänpolku 0142639-6
Jyrkkälänkatu 2, 20210 Turku
puh. 02 2788 880

Kiinteistö Oy Jyrkkälänpolun henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä toimistoomme tai info@jyrkkala.fi.

Taloyhtiössämme kerätään henkilötietoja eri käyttötarkoituksiin. Vuokrasopimusrekisteriä ylläpidetään vuokrasuhteeseen liittyvien asioiden hoitamiseksi esim. vuokrareskontran ylläpito. Asukasluetteloa ja remonttirekisteriä pidämme yllä, jotta saamme taloyhtiömme arjen pyörimään. Taloyhtiössämme muodostuu lisäksi henkilörekisteri tallentavasta valvontakamerasta sekä sähköisestä kulunvalvonnasta, jotka ovat käytössämme ihmisten ja omaisuuden turvaksi. Rekistereihin on kirjattu seuraavia henkilötietoja:

Vuokrasopimusrekisteri

Vuokrasopimusrekisteriin tallennetaan vuokralaisten nimet ja syntymäajat, vuokrauskohde/osoite,.

Asukasluettelo

Asukasluetteloon tallennetaan vuokralaisten nimet, henkilötunnukset ja syntymäajat, koska rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi (esimerkiksi perintä). Lisäksi asukasluetteloon tallennetaan osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä muut hallinnon hoidon kannalta välttämättömät henkilötiedot.’

Remonttirekisteri

Remonttirekisteriin tallennetaan vuokralaisten nimet, osoite, sähköpostisoitteet ja puhelinnumerot, mahdollisen muun yhteyshenkilön vastaavat yhteystiedot, työnsuorittajien (esimerkiksi suunnittelija, urakoitsija, valvoja) nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Työn suorittamisista varten henkilötietoja voidaan luovuttaa urakoitsijalle.

Sähköisen kulunvalvonnan ja tallentavan videovalvonnan rekisteri

Kulunvalvonnan sähköisestä rekisteristä näkyy lukossa käyneen avaimen huoneiston numero ja avainyksilön tunnistenumero. Lisäksi, jos ovessa on kellopiiri tai se on kytketty Online-järjestelmään, rekisterissä näkyy myös päivämäärä ja kellonaika. Yhtiön avainhallinta-ohjelmaan on merkitty avaimen haltijan nimi ja osoite, jonka perusteella tiedot voidaan yhdistää. Yhtiö pitää myös manuaalista avainrekisteriä avainkuittauslomakkeiden muodossa. Tallentavan kameravalvonnan tietosisältö on niiden tallentama kuvamateriaali.

Miten keräämme ja säilytämme henkilötietoja

Kerätyt henkilötiedot saamme yhtiömme asukkailta ja asunnonhakijoilta itseltään ja niitä voidaan lisäksi päivittää viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta, jotta pystymme varmistamaan rekistereissä olevan tiedon ajantasaisuuden.

Vuokrasopimusten ja asukasluettelon henkilötietoja säilytämme niin kauan kun asukas asuu taloyhtiössä. Poismuuton jälkeen henkilötietoja voidaan kuitenkin säilyttää ja käyttää sen ajan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia. Remonttirekisterin tietoja säilytetään asukkaan poismuuton jälkeenkin huoneiston remontti- ja korjaushistoriatietojen todentamiseksi. Tallentavan valvontakameran sisältämiä tietoja säilytetään salasanalla suojatusti ja järjestelmä poistaa vanhentuneet tiedot automaattisesti. Kulunvalvontarekisterin sisältämät tiedot poistetaan poismuuton yhteydessä.

Henkilötietoihin on pääsy yhtiömme henkilökunnalla ja tilintarkastajalla omien tehtäviensä hoitamiseksi. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle (esim. KELA) lainsäädännön edellyttämällä tavalla sekä mahdollisesti perintäyhtiölle vuokra yms. saatavien perinnän toteuttamiseksi. Tallentavan valvontakameran sekä sähköisen kulunvalvonnan henkilötietoja voivat tarkastella yhtiön työntekijät epäillyn väärinkäytöksen tai rikoksen selvittämiseksi. Näitä tietoja voidaan luovuttaa esitutkintaviranomaisille vain kirjallisesta pyynnöstä. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä ja saadut tiedot pidetään salassa. Taloyhtiömme tietosuojaperiaatteet ovat yhtiön henkilökunnan ja hallituksen tiedossa.

Mikäli asunnon omistajaksi tulee Kiinteistö Oy Jyrkkälänpolun ulkopuolinen taho, voi Kiinteistö Oy Jyrkkälänpolku luovuttaa asunnon uudelle omistajalle vuokrasuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Taloyhtiömme varmistaa, että yhtiön tiedossa olevat henkilötiedot suojataan asianmukaisesti ja edellyttää tätä myös omilta alihankkijoiltaan, joille tietoa luovutetaan. Käytännössä taloyhtiön käsittelemät henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen. Paperiset asiakirjat säilytämme paloturvallisessa ja lukitussa tilassa.

Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö on tehtävä kirjallisesti toimistosta saatavalla lomakkeella ja se on omakätisesti allekirjoitettava. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhtyettä rekisterinpitäjään. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

Käyttäjällä on oikeus lopettaa milloin tahansa palvelujen käyttäminen. Käyttäjän henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä, ellei lainsäädäntö, avoimet laskut, tai perintätoimet estä tietojen poistamista. Tietoja voidaan säilyttää kirjanpito-, tai muusta pakottavasta lainsäädännöstä johtuen kyseisen lain säännösten mukaisesti myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

Evästeet

Kiinteistöosakeyhtiö Jyrkkälänpolku Oy käyttää evästeitä (cookies) verkkosivuillaan www.jyrkkala.fi, jotta se voisi tarjota parhaan mahdollisen käyttökokemuksen verkkosivustonsa kävijälle. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat Kiinteistöosakeyhtiö Jyrkkälänpolku Oy:lle tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoa. Kiinteistöosakeyhtiö Jyrkkälänpolku Oy saattaa hyödyntää evästeitä palveluidensa ja verkkosivustonsa kehittämiseksi, verkkosivustonsa käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön verkkoselaimensa asetuksista. Useimmat verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti. Huomaathan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa www.jyrkkala.fi -verkkosivuston toimivuutta.